玉溪市政府信息公开

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来源	玉溪市人民政府网	公开日期	2020-07-31

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发布时间：2020-07-31 16:12 来源：玉溪市人民政府网

一、管理职责

办公室是档案文书管理部门。负责本单位归档文件的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用；负责监督、检查、指导本单位各科室、管理部档案文件的形成和移交等工作。

二、管理要求

（一）整理原则

1.归档文件应以本单位形成的，以及与本单位职能有关的文件为归档主体。

2.通过OA系统网上流转的、保管期限为永久或定期30年的文件，归档时应将电子文件打印成纸质一同归档；保管期限为定期10年的文件，允许以电子文件形式归档保存，对纸质文件不做要求。

3.无电子文件的纸质文件，一般应扫描制成电子文件。

4.对机密性文件，其电子文件应脱机保管，不宜挂接电子文件。

（二）质量要求

1.归档文件必须完整、齐全。文件的正文与附件、请示与批复、转发文与被转发文、外文与译文等必须保证完整无缺；对有破损的文件应进行修补；对字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，并附在原件后面一并归档；纸质文件的发文稿纸、文件处理单应与文件正本、定稿一并归档。

2.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装具和装订应符合档案保护和档案管理的要求。

（三）管理要求

1.严格执行岗位责任制，做到收集及时，分类合理，保管妥善。

2.配合有关部门，积极做好档案的利用工作。

3.台账清楚，条理分明，帐物相符。

4.做好文书档案资料的防火、防潮、防蛀、防盗等安全保护工作。

三、借阅

1.凡借阅档案，外单位需持单位介绍信，并注明借阅者姓名、职务及借阅目的、内容等；本单位需借阅者应进行登记，重要档案需经单位主要领导批准后方可借阅。

2.借阅方式原则上采取就地借阅。不得翻阅其他无关文件材料，不得在文件上圈划、涂改或增删内容，不得复制或抽出文件。

3.如因特殊情况需外借者，需经单位主要领导批准，外借时间不得超过三天，借阅人要对文件内容绝对保密，严防失密、泄密的事故发生。

四、销毁

1.凡多余、重复、无保存价值的文件，要列出清单，经分管领导审批后方可统一销毁。

2.销毁文件资料时，需要指定专人监销，以防失密。