各县区人民政府，市直各委、办、局：

　　现将《玉溪市人民政府公文处理办法》印发给你们，请认真贯彻执行。

　　　　　　　　　　　二OO二年一月二十五日

　　一、总 则
　　第一条 为做好政府系统公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，提高工作效率和质量，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》和《玉溪市人民政府工作规则》等规定，制定本办法。

　　第二条 在公文处理过程中，必须严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》、《云南省实施〈中华人民共和国保守国家秘密法〉细则》和有关保密规定，确保国家秘密安全。

　　二、公文种类
　　第三条 全市行政机关的主要公文种类：

　　（一）决定
　　适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
　　（二）通告
　　适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
　　（三）通知
　　适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
　　（四）通报
　　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
　　（五）议案
　　适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
　　（六）报告
　　适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
　　（七）请示
　　适用于向上级机关请求指示、批准。
　　（八）批复
　　适用于答复下级机关的请示事项。
　　（九）意见
　　适用于对重要问题提出见解和处理办法。
　　（十）函
　　适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
　　（十一）会议纪要
　　适用于记载、传达会议情况和议定事项。

　　三、公文格式
　　第四条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
　　（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
　　（二）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。发文字号应当包括机关代字、年份、序号，文件序号前边不加“O”和“第”字。联合行文，只标明主办机关发文字号。
　　（三）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。上行文应当注明文件字号、签发人，并分左、右两边平行排布，联合上报的公文，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人从第2行起按发文机关顺序依次排列，下移至红色反线。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
　　（四）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称；如有附注应当加括号“（）”标注。
　　（五）公文应当标注主题词。按上级机关要求和《国务院公文主题词表》，依次以类别词、类属词和文种标注于文尾部分发送栏之上，顶格写。标注主题词一般不超过五个。公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
　　（六）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。加盖印章的文件，落款处可不署发文机关的名称，印章一般盖在成文日期处，上不压正文，当印章下弧无文字时，即仅以下弧压在成文日期上，印章下弧有文字时，印章中心线压在成文日期上。抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。正文中已标明主送机关的，发送栏只标明抄送机关。抄送范围如涉及各方面机关，一般按党委、人大、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序排列；如涉及上级机关、不相隶属机关、下级机关，应按顺序分行排列。
　　（七）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。经会议批准的文件，以会议通过的日期为准。电报以发出日期为准。公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

　　四、行文规则
　　第五条 全市各级行政机关要按照国务院《国家行政机关公文处理办法》的要求，规范行文，提高质量。
　　（一）向上级机关的行文，一般应主送一个上级机关，不得多头主送，如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。各级行政机关应根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系，除重大紧急情况外，一般不得越级请示和报告。
　　（二）政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。
　　（三）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
　　（四）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。
　　（五）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送报告、请示和意见。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
　　（六）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责办理、答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
　　（七）报告、请示要区分开。上报的报告不得夹带请示事项，凡报告中夹带请示事项，办文机关将视为阅知性的情况，不予办理，不作答复。请示要一文一事，不能出现一文多事或一文多报的情况。
　　（八）各级行政机关的公文，不得向党委机关作指示、交任务，如内容涉及党的工作，与同级党委机关联合行文。

　　五、公文处理

　　　　第六条 发文办理

　　（一）发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
　　（二）公文草拟必须符合国家的法律、法规及其他有关规定；必须坚持实事求是的原则，全面、准确地体现市政府的意图；如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。人名、地名、数字、引文准确；使用国家法定计量单位；文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。使用文种恰当、观点明确、内容详实、结构严谨、条理清晰、表述准确、文字精炼。
　　（三）以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
　　（四）公文送负责人签发前，应当由各级行政机关的办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。属政府的规范性文件和涉及法律问题的文件，还必须交由政府法制部门审核。
　　（五）上级机关转有关部门办理的公文，要明确提出时限要求。部门之间征求意见或会签文件时，除主办部门另有时限要求以外，协办部门一般应当在7个工作日内予以回复。凡可以部门单独行文的就不联合行文，凡可以部门联合发文就不以政府办行文，凡可以政府办行文的，就不以政府行文，涉及几个部门会签的，由主办部门负责协调。
　　（六）代上级机关起草的公文和需要上级机关转发的公文，除报送2份清样外，应将软盘同时上报。
　　（七）市政府公开公布的规范性文件，不再另外行文。

　　第七条 收文办理
　　（一）收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
　　（二）收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
　　（三）收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，由主办部门负责协调，如仍不能取得一致，应将相同和不相同的意见以及主办部门的倾向性意见一并上报。送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
　　（四）对领导批示办理的事项，承办部门办结后应及时将办理情况反馈给批办领导，并做好保密工作，未经批准不得复印扩散阅知面，及时将办结的批件完整移交档案室存档。
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　　第八条 公文归档和管理
　　（一）公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。公文办理完毕后，应当按照档案管理的规定，及时整理、立卷、归档，要保证有价值的公文收集齐全、完整。归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理、立卷后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
　　（二）公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围，并视同正式文件管理。

　　六、附则
　　第九条 本办法由玉溪市人民政府办公厅负责解释。

　　第十条 本办法自2002年2月1日起施行。